คืนสู่สามัญ คนใช้ Excel ส่วนใหญมีปัญหากับการจัดหน้า หรือการใช้สูตรกับข้อมูลแล้วยุ่งยาก ใช้สูตรอ้างอิงก็กระโดดไปอ้างอิงผิดที่
เอาล่ะ หัวข้อนี้ความเป็นจริงทุกคนที่ใช้ Excel ควรต้องรู้ก่อนเป็นอันดับแรกครับ
ตารางที่ดีมีประโยชน์อย่างไร
1.ใช้ Excel Filter, Auto filter และ Sort ได้ง่าย
2.ใช้ในการอ้างอิงสูตรได้ดีโดยเฉพาะพวกเกี่ยวกับ Reference
3.การตัด การต่อ ทั้ง Row และ Column ทำได้ง่าย
4.ตั้งชื่อExcel Range Name ได้ง่าย
5.รวบตารางได้ง่าย
หน้าตาของตารางฐานข้อมูล Excel ที่ดี
1.ไม่ควรวางติดกับข้อความหรือตารางอื่นๆ เพราะสิ่งรอบข้างของตารางจะทำให้การใช้สูตร Excel ต่างๆ ผิดเพี้ยน
2. แถวบนของตารางควรเป็นแถวเดียว เพราะเวลาใช้ Filter จะไม่ทำให้ Filter ผิดช่อง
3. คอลัมน์แรกควรมีเพียง 1 คอลัมน์ และต้องกรอกค่าครบทุกช่องด้วย เพราะเวลาเราใช้ตารางในการค้นหา ไม่ว่าจะสูตรพวก Vlookup, Filter, Sort พวกนี้จะอ้างอิงจากตารางในช่องแรกเป็นหลักอยู่แล้วถ้าไม่มีจะทำให้ใช้สูตรได้ไม่สมบูรณ์และผิดพลาดได้ง่าย
ตัวอย่างตาราง Excel ที่ดี
สังเกตว่าทั้งแถวและคอลัมน์มีเพียงแถวเดียว และรอบๆ ตารางจะเว้นช่องว่างอย่างน้อย 1 ช่อง ไม่ติดข้อมูลใดๆ
หลังจากใส่ Filter จะมีลูกศรปรากฏด้านบนอย่างถูกต้อง
โดยที่เราไม่จำเป็นต้องไปรวบตารางด้วยซ้ำเพียงแค่เอาเคอร์เซอร์ไปวางในช่องใดช่องหนึ่งในตาราง Excel ก็จะขึ้น Filter ให้เองโดยอัตโนมัติครับ
ตัวอย่างตารางฐานข้อมูล Excel ที่ไม่ดี
มีการรวมเซลล์ทำให้เวลาเราใส่ Filter ลูกศรจะขึ้นไปอยู่ด้านบนตรง Baht ทำให้เราไม่สามารถที่จะกรองข้อมูลส่วนของ Cost และ Price ได้ (Excel เข้าใจตารางผิด)
บางคนคิดว่า อ้าว! แล้วถ้าอยากจะใส่แบบนี้ก็ทำไม่ได้ล่ะสิ ตอบว่าทำได้สิครับ แต่ต้องมีเทคนิคนิดนึง
1.ให้เราทำการแทรกแถวเข้าไป เพื่อคั่นไม่ให้เซลล์บนและล่างมันติดกัน ให้เป็นไปตามกฏว่าตาราง Excel ที่ดีห้ามมีข้อมูลใดๆมาติด
2.ทำการซ่อนแถวเมื่อสักครู่ เป็นอันเรียบร้อยครับ
จบไปแล้วสำหรับตารางฐานข้อมูลที่ดี ถ้าเราต้องใช้ฐานข้อมูล Excel นี้บ่อยๆ ผมแนะนำว่าควรทำ แล้วชีวิตการใช้ Excel คุณจะง่ายขึ้นอีกเยอะครับ
ถูกใจอย่าลืม Like ชอบใจอย่าลืมแชร์นะครับ ^^
ติดตามพูดคุยกันได้ที่เพจ มีข้อมูลดีๆ อีกเยอะครับ
ติดตามพูดคุยกันได้ที่
Facebook Fanpage
หรือ Google+
และอ่านเรื่องอื่นๆได้ที่ techdlife.com
Tech เพื่อชีวิตที่ง่ายขึ้น
#BenzTechDLife
