ปัญหาการทำงานด้วย Excel ที่มีแต่ข้อมูลมากมายเต็มไปหมด และถ้าต้องมีกราฟเข้ามาใส่มากมายเพื่อที่จะทำให้อ่านแนวโน้มได้ง่ายขึ้นแต่สิ่งที่ได้คือความรกของ Report ถ้าอย่างนั้น มาลองไช้ฟังก์ชั่น Excel Sparklines ที่หลายคนไม่เคยได้ใช้ หรือลืมไปแล้วว่ามีมันติดมาด้วยกันดีกว่าครับ

วันนี้ผมจะมาพูดถึงกราฟแนวโน้มแบบย่อของ Excel ที่เรียกว่า Sparklines ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นที่ทำให้เราเห็นแนวโน้มได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่กวาดสายตาดูข้อมูลเท่านั้น แถมยังเล็ก และฝังอยู่ในเซลล์ จึงไม่ต้องมานั่งแก้ไขให้ยุ่งยากมากมายอีกด้วย

ทำไมต้องใช้ Excel Sparklines นะหรือ ก็มันง่ายแค่คลิ๊กเดียว แถมอ่านง่าย และสวยงามอีกด้วย

นี่คือตัวอย่าง Excel Sparklines จะเห็นว่าถ้าเราต้องการดูแนวโน้มของเงินเดือนก็สามารถที่จะดูกราฟได้ว่าเดือนไหนสูง เดือนไหนต่ำ มีกว่ากระจายตัวของข้อมูลมากน้อยเพียงไร อ่านง่ายใช่ไหมล่ะ

มาดูวิธีการทำกันดีกว่าครับ

ตัวอย่างกราฟ Excel Sparklines

วิธีการทำ (ด้านล่างเหมือนจะยาวเหมือนจะยาก แต่จริงๆ ง่ายครับ ไม่ต้องตกใจเด้อ ผมแค่อธิบายฟังก์ชั่นการปรับแต่งให้ละเอียดเผื่อใครไม่เข้าใจครับ)

1. กดไปที่เซลล์ที่เราต้องการจะใส่ Sparklines นี้ > กดเมนู Insert > กดที่ Sparklines

2. ให้เรากดเลืกข้อมูลที่ต้องการเอามาพล็อตเป็นกราฟแนวโน้มด้วย Excel Sparklines ในที่นี้ผมเลือก D7:O7

Excel ทำ Report แนวโน้มให้อ่านง่ายและสวยงาม (Sparklines)

3. ตอนนี้ได้กราฟคร่าวๆ มาแล้ว ง่ายชิบเป๋ง

ต่อด้วยการปรับแต่งส่วนที่วงสีแดงด้านซ้าย จะเป็นกำหนดจุดให้กับกราฟแบ่งเป็นดังนี้

• High Point คือจุดสูงสุดของข้อมูล
• Low Point คือจุดต่ำสุดของข้อมูล
• Negative Point คือการแสดงจุดที่มีค่าติดลบ
• First Point คือแสดงจุดแรก
• Last Point คือแสดงจุดสุดท้าย
• Marker คือแสดงจุดให้ครบทุกข้อมูลเลย

วงสีแดงฝั่งขวาเอาไว้ใช้ในการปรับแต่งพวกสีของกราฟ

Excel ทำ Report แนวโน้มให้อ่านง่ายและสวยงาม (Sparklines)

4. ลองเปลี่ยนรูปแบบของกราฟ โดยมีให้เลือก 3 แบบ

• Line คือเป็นกราฟเส้นเหมาะสำหรับใช้ในการแสดงแนวโน้ม ใช้ได้ดีกับพวกยอดขาย พวกต้นทุน
• Column เป็นกราฟแท่งเหมาะสำหรับใช้ในการแสดงแนวโน้ม ใช้ได้ดีกับพวกยอดขาย พวกต้นทุน
• Win/Loss คือกราฟที่บอกว่า ค่าใดเป็นบวก และค่าใดเป็นลบ โดยไม่คำนึงถึงสเกล ใช้ในกรณีที่ต้องการสื่อสารว่า เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง โดยไม่เน้นว่าเพิ่มขึ้นหรือลดลงด้วยปริมาณเท่าใด
• Win/Loss ต่างจาก Column ในเรื่องของสเกลครับ

Excel ทำ Report แนวโน้มให้อ่านง่ายและสวยงาม (Sparklines)

Excel ทำ Report แนวโน้มให้อ่านง่ายและสวยงาม (Sparklines)

5. การลบ อันนี้จะลืมไม่ได้เลย เพราะผมว่าใครที่ใช้น่าจะหงุดหงิดเพราะหาปุ่มลบไม่เจอ จริงๆ ก็อยู่ด้านขวาของเมนูนี่เองครับ ชื่อว่า Clear ผมจะไม่วงนะครับ ให้หาเอาเองจะได้ชินตอนเจอของจริง 555

Excel ทำ Report แนวโน้มให้อ่านง่ายและสวยงาม (Sparklines)

เอาล่ะ หวังว่าเรื่อง Excel Sparkines จะมีประโยชน์และทำให้ชีวิตใครหลายๆ คนง่ายขึ้น ด้วยความง่ายในการทำ และความง่ายในการอ่านค่าของ Report ครับ

อ่านแล้วโดน กดให้กำลังใจกันนะครับ
แชร์ให้เพื่อนๆ อ่านกันบ้างนะ จะได้ใช้กันเป็น
อยากให้คนไทยใช้ Tech ให้เป็น

มีข้อมูลดีๆ อีกเพียบได้ที่

FB: Facebook Page
G+ : Google+
www : techdlife.com

Tech เพื่อชีวิตที่ง่ายขึ้น
BenzTechDLife